Projekt mający na celu wspieranie organizacji w usprawnianiu ich działania oraz zbierania wiedzy na ten temat. Podstawowym założeniem jest, że przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi da się zrobić to samo szybciej i lepiej.
Optymalizacja procesów biznesowych to zmiana narzędzi informatycznych i sposobu wykorzystania ich, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych czynnościach.
Osoba wykonująca zadanie zamiast skupić się na porządnym wykonywaniu swojej pracy, poświęca czas na szukanie potrzebnych informacji w mailach, plikach w chmurze, kalendarzu czy kontaktując się z innymi osobami. Nawet prosta rzecz zabiera dużo czasu i energii.
W małej firmie księgowością i dokumentacją zajmuje się jedna osoba - pracownik organizacyjny. Pracowników jest mało, więc wszyscy przesyłają wnioski o urlop na przez e-mail i uznają, że wysłany wniosek na pewno zostanie przyjęty. Zwykle system działa w porządku, chociaż pracownik organizacyjny musi w okresach urlopowych na bieżąco sprawdzać czy wnioski nie pokrywają się ze sobą - poświęca na to niepotrzebnie czas. Kiedy w grę wchodzi kilka wiadomości musi poświecić pół godziny w tygodniu na zestawienie ich razem. Bardzo rzadko, zdarza się, że w ostatniej chwili pracownik jest informowany, że nie może udać się na urlop - zawsze pewna pula pracowników może zostać.
Narzędzia informatyczne zostają użyte w odpowiedni sposób. Informacja jest gromadzona w sposób ustrukturyzowany i spojny. Przy użyciu odpowiednich narzędzi powtarzalna i schematyczna praca zostaje wykluczona - osoba wykonująca zadanie posługuje się zestawieniem informacji, które pokazuje dane zebrane z różnych źródel w celu ułatwienia podjęcia odpowiednich działań. Człowiek zajmuje się swoją rzeczywistą pracą, a nie kartkowaniem wirtualnych segregatorów.
Wnioski o urlop są zbierane przez formularz lub kalendarz. Pracownik od razu widzi, lub dostaje informację, ćzy jest wniosek jest przyjęty czy nie. Wnioski może przyjmować lub odrzucać pracownik organizacyjny, można to też całkowicie zautomatyzować wprowadzając do systemu reguły opisujące ile osób może na raz wziąć urlop.